Exactio – Dienstleistungen für jedes Unternehmen

Exactio AG ist ein Beratungsunternehmen, welches Dienstleistungen im Bereich Payroll, Sozialversicherung, Steuern sowie Global Mobility Dienstleistungen an multinationale KMU’s und Grossunternehmen anbietet. Jeder Kunde ist einzigartig und bei uns gibt es keine Einheitslösung. Wir massschneidern unsere Dienstleistungen auf die Bedürfnisse unserer Kunden zu.

Internationale Schatten- und Schweizer Lohnbuchhaltung

Mit soliden Prozessen und Kontrollmechanismen werden Compliance-Risiken eliminiert, Lohnkosten überwacht und Steuer- und Sozialversicherungsabgaben optimiert. Dies schafft nicht nur Vertrauen bei Ihren Mitarbeitenden und bei den schweizerischen Behörden, sondern reduziert auch das Risiko auf behördlich angeordnete Steuer- und Sozialversicherungsrevisionen, die gesetzliche Regelverstösse aufdecken können. Dies kann im schlechtesten Fall zu Straf- und Zinszahlungen führen. Transparente Prozesse rund um die Gehaltszahlung sowie Gehalts-Berichterstattung wirken diesen Risiken entgegen und führen gleichzeitig zu erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit. Wir können Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen!

Internationale Schatten- und Schweizer Payroll

Gemeinsam erarbeiten wir die notwendigen Payroll-Prozesse, um die relevanten Lohninformationen einzuholen, damit wir die korrekte Lohnabwicklung inklusive Abführung der Quellensteuern sowie Sozialversicherungsabgaben durchführen können. Wir stellen die monatlichen Gehaltsabrechnungen, die jährlichen Lohnausweise sowie sämtliche Abrechnungen an die Behörden und Versicherungsanbieter aus und übermitteln Ihnen diese rechtzeitig.

Payroll Gesundheits-Check

Wir überprüfen Ihre Payroll-Prozesse, den Aufbau Ihrer Payroll und die angewendeten Berechnungsmethoden und gleichen diese mit den gesetzlichen Vorgaben ab. Unsere Befundnisse dokumentieren wir für Sie und geben Empfehlungen ab, welche Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden können. Wir unterstützen Sie auch bei der Umsetzung der Anpassungen, um sicherzustellen, dass Ihre Payroll mit Blick auf zukünftige Veränderungen die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Unterstützung bei Quellensteuer-Revisionen

Bevor die behördliche Quellensteuer-Revision bei Ihnen durchgeführt wird, überprüfen wir Ihre Lohnrapportierungsprozesse und schlagen Anpassungen vor, sofern notwendig. Wir unterstützen Sie auch beim Vorbereiten der relevanten Dokumentationen für die Quellensteuer-Revision und stehen Ihnen bei Auflagen seitens Behörde bei Seite, um diese fachlich korrekt und zeitnah zu beantworten.

Verhandlungen von Quellensteuer-Vereinbarungen

Möchten Sie den administrativen Aufwand rund um die Quellensteuer-Abrechnung optimieren? Wir unterstützen Sie bei der Verhandlung einer Quellensteuer-Vereinbarung mit den Steuerbehörden, um die Abrechnungsprozesse Ihrer internationaltätigen Mitarbeitenden zu optimieren. Wir handeln auch Spesenreglemente und Steuererleichterungen für Ihre internationaltätigen Mitarbeitenden im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten aus.

Beratung für internationale Payroll

Wir überprüfen Ihre internationalen Lohnbuchhaltungsprozesse und schlagen Möglichkeiten vor, diese zu optimieren mit dem Ziel organisatorische und administrative Einsparungen zu erreichen, welche neben erhöhter Transparenz auch zu Kostenoptimierungen führen.

Massgeschneiderte nationale sowie internationale Sozialversicherungslösungen für Ihre mobilen Mitarbeitenden

Die Handhabung der korrekten Sozialversicherungsabwicklung ist ebenso komplex wie die korrekte Steuerabwicklung der mobilen Mitarbeitenden. Für viele Unternehmen ist klar, bei welchen Behörden Quellensteuern abzuführen sind, jedoch ist die Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge in vielen Fällen komplexer. Wussten Sie, dass in gewissen Fällen Sozialversicherungsbeiträge im Wohnsitzstaat des Mitarbeitenden und nicht im Sitzstaat der Arbeitgeberin abzuführen sind? Oder haben Sie abgeklärt, ob eine Sozialversicherungspflicht in einem anderen Staat besteht, sofern Ihre Verwaltungsräte keinen Wohnsitz in der Schweiz haben? Mit unserer Hilfe können Sie sicherstellen, dass Sie die Sozialversicherungsbeiträge in jeder Situation korrekt abführen und nationale sowie internationale Sozialversicherungsregelungen korrekt interpretieren und anwenden.

Unterstützung bei AHV-Revisionen

In der Schweiz ist es üblich, dass die Sozialversicherungseinrichtung alle drei bis vier Jahre eine AHV-Revision bei den abrechnungspflichtigen Arbeitgebern durchführt. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung und überprüfen Ihre Prozesse rund um die Sozialversicherungsabwicklung Ihrer lokalen und internationaltätigen Mitarbeitenden im Detail. Unsere Befundnisse fassen wir in einem detaillierten Bericht zusammen und geben Empfehlungen für Anpassungen sowie Optimierungen ab.

Überwachung und Deklaration der Sozialversicherungen

Wir integrieren die Deklaration der Sozialversicherungsbeiträge Ihrer lokalen und internationalen Mitarbeitenden, welche in der Schweiz arbeiten, in den ordentlichen Lohnbuchhaltungsprozess, um sicherstellen, dass die Beiträge korrekt und rechtzeitig abgerechnet werden. Sowohl die Arbeitnehmer- sowie die Arbeitgeberbeiträge werden auf individualisierten Kumulativjournalen sowie auf den offiziellen Lohnausweisen für Ihre Mitarbeitenden ausgewiesen.

Aufsichtsrat- und Verwaltungsratsmitglieder

Wir beraten Sie und Ihre Aufsichtsrat- und Verwaltungsratsmitglieder ohne Wohnsitz in der Schweiz rund um die schweizerische und ausländische Sozialversicherungspflicht. Wo notwendig, unterstützen wir Sie, bei der Beantragung der relevanten A1 sowie CoC-Bescheinigungen. Zudem klären wir Sie über Ihre Arbeitgeberverpflichtungen auf und unterstützen Sie, Prozesse einzuführen, um festzustellen, ob Ihre Aufsichtsrat- und Verwaltungsratsmitglieder in einem anderen Staat sozialversicherungspflichtig sind.

Mobile Mitarbeitende sowie Business Travelers

Wir beraten Sie über die Sozialversicherungssituation Ihrer mobilen Mitarbeitenden und unterstützen Sie, um interne Prozesse aufzubauen, damit sichergestellt wird, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden zu jeder Zeit die Sozialversicherungsbeiträge im korrekten Staat abliefern. Es ist wichtig, dass die Sozialversicherungspflicht Ihrer mobilen Mitarbeitenden bereits vor der Reisetätigkeit abgeklärt wird, da nachträgliche Korrekturen des Sozialversicherungsstatus häufig nicht möglich sind. Dies kann zu Gesetzesverletzungen seitens Arbeitgeber sowie zu Einbussen von Leistungsanrechte für die Mitarbeitenden führen. Wir unterstützen Sie, dass die relevanten A1 sowie CoC-Bescheinigungen ausgestellt werden.

Massgeschneiderte Steuerlösungen für Ihre mobilen Mitarbeitenden in der Schweiz

Steuern werden immer wie komplexer, auch in den einfachsten Situationen. Grenzüberschreitende Tätigkeiten tragen zur Komplexität bei, weshalb viele Unternehmen Ihren mobilen Mitarbeitenden massgeschneiderte Steuerdienstleistungen anbieten, damit sichergestellt wird, dass die Mitarbeitenden sämtliche steuerrechtlichen Vorgaben einhalten. Wir bieten eine Vielzahl verschiedenster Steuerdienstleistungen an, je nachdem, was Sie Ihren mobilen Mitarbeitenden anbieten möchten. Wir helfen Ihnen auch, zu definieren, welche Steuerdienstleistungen Ihre mobilen Mitarbeitenden benötigen!

Steuerberatungsgespräch

Mitarbeitende, die neu in die Schweiz zugezogen sind oder planen eine Erwerbstätigkeit in der Schweiz aufzunehmen, haben häufig Fragen zum schweizerischen Steuer- und Sozialversicherungssystem. Wir bieten Ihren Mitarbeitenden ein klärendes Beratungsgespräch an, in welchem wir die Steuersituation abklären und offene Fragen beantworten.

Einkommenssteuer-Deklaration

Wir unterstützen Ihre Mitarbeitenden bei der Erstellung der jährlichen Steuerdeklaration unter Berücksichtigung sämtlicher möglichen Abzüge, kantonalen Eigenheiten sowie nationalen und internationalen Gesetzesanpassungen.

Korrektur der Quellensteuer

Für Mitarbeitende mit einer B oder L-Bewilligung oder mit einem internationalen Wochenaufenthalter-Status, die regelmässig in die Schweiz pendeln, reichen wir einen Antrag auf Korrekt der Quellensteuer ein, um sicherzustellen, dass die korrekte Quellensteuer abgeführt wird. Jeder Kanton hat strickte nicht verlängerbare Fristen für die Einreichung dieser Anträge. Wir stellen sicher, dass die Anträge Ihrer Mitarbeitenden rechtzeitig bei den Steuerbehörden eintreffen.

Überprüfung des Steuerbescheides/der Steuerauflage

Wir überprüfen die Steuerbescheide und Steuerauflagen, welche Ihre mobilen Mitarbeitenden von den Steuerbehörden erhalten und unterstützen sowohl bei der Anfechtung des Steuerbescheides im Falle von Fehlern wie auch bei der Beantwortung von Steuerauflagen. Mit unserer Unterstützung sind die steuerlichen Angelegenheiten Ihren Mitarbeitenden in professionellen Händen.

Andere Steuerdienstleistungen

Je nach Bedürfnisse Ihrer mobilen Mitarbeitenden erbringen wir zusätzliche Steuerberatungsdienstleistungen, welche auf einer offenen und transparenten Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden beruht.

Global Mobility Dienstleistungen für Arbeitgeber mit mobilen Mitarbeitenden

Alle Unternehmen mit mobilen Mitarbeitenden werden mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert und müssen immer mehr internationale Anforderungen berücksichtigen. Die klassische Entsendung tritt immer wie mehr in den Hintergrund und der mobile Mitarbeitende ist ein Sammelbegriff für unzählige Situationen. Ob reguläre oder irreguläre Business Travelers, Grenzgänger/innen, lokale oder entsendete Wochenaufenthalter/innen, ausländische Mitarbeitende mit lokalem Arbeitsvertrag oder klassische Entsendungsmitarbeitende, für jede Situationen müssen Vorkehrungen getroffen werden. Haben Sie für alle Situationen die notwendigen Anforderungen berücksichtigt und können diese bewältigen? Unsere Global Mobility Dienstleistungen decken die verschiedensten Bereiche ab, um ganzeinheitliche Lösungen anzubieten.

Mobility Policies und Richtlinien

Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedürfnisse und erarbeiten Mobility Policies und Richtlinien, welche Ihnen und Ihrer Organisation helfen werden, die Anforderungen rund um Ihre mobilen Mitarbeitenden zu bewältigen. Wir unterstützen Sie beim Erstellen von kompetitiven Vergütungsmodellen für Ihre mobile Mitarbeitenden, die international tätig sind. Wir beraten Sie auch, um Prozesse zu entwickeln, die sicherstellen, dass Ihre mobilen Mitarbeitenden vor, während und nach der internationalen Tätigkeit optimal betreut werden.

Steuer- und Sozialversicherungsrichtlinien

Viele Entsendungsrichtlinien sind unklar und vage formuliert, wenn es um die steuerrechtliche- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der mobilen Mitarbeitenden geht. Dies kann zu erhöhten Kosten für den Arbeitgeber wie auch zu reduzierten Leistungen für die Mitarbeitenden führen. Zum Beispiel könnte einer Ihrer Mitarbeitenden Leistungskürzungen bei der beruflichen Vorsorge erleiden, da die Entsendung nicht unter den korrekten sozialversicherungsrechtlichen Bedingungen aufgesetzt wurde. Wir helfen Ihnen, massgeschneiderte Steuer- und Sozialversicherungsrichtlinien zu entwerfen, welche Kosten- und Leistungstransparenz für Sie als Arbeitgeber und für Ihre Mitarbeitende kreieren.

Optimierung internationaler Arbeitgeber-Compliance

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Prozesse kostenoptimiert sind und sämtliche Pflichten eingehalten werden, damit Sie keine bösen Überraschungen erwarten? Wir unterstützen Sie bei der Definition und Dokumentation Ihrer Prozesse rund um die internationalen Arbeitgeber- und Abrechnungs-Verpflichtungen. Dies beinhaltet auch die Aufstellung von Kostenschätzungen für zukünftige Entsendungen und weitere grenzüberschreitende Aktivitäten. Wir schulen Ihre HR-, Finanz- oder Lohnbuchhaltungsabteilung, um spezifisch aufzuzeigen, wie diese Abteilungen bei der Betreuung Ihrer mobilen Mitarbeitenden transparent und effizient mitunterstützen können.

Ob Unterstützung im Bereich Lohnbuchhaltung, Sozialversicherungen, Steuern oder Global Mobility wir sind der richtige Partner für Sie. Unsere langjährige Expertise und unser praxisorientierter Ansatz garantieren, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden rundum professionell betreut werden.

Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie wir Ihre Unternehmung unterstützen können, damit Sie und Ihre Mitarbeitenden zu jeder Zeit sämtliche Verpflichtungen und Regelungen einhalten.